Мы не будем обсуждать тут конкретные методы регистрации затрат времени. Одни руководители сами ведут подсчет потраченных ими часов. Другие, как, например, вышеупомянутый глава компании, пользуются услугами секретарей.
Главное — чтобы такой подсчет велся, причем в режиме реального времени, то есть сразу после события, а не по памяти. Довольно много руководителей ведут такие подсчеты постоянно и просматривают записи каждый месяц.
Эффективно работающий руководитель регистрирует затраты времени по меньшей мере в течение трех-четырех недель подряд два раза в год — то есть регулярно. После каждой такой проверки он пересматривает и составляет новый рабочий график.
Через полгода, в ходе следующей проверки, он неизменно опять обнаруживает «отклонения» от графика — оказывается, он снова начал тратить время на неважные дела. С практикой умение распоряжаться временем улучшается, но только целенаправленные усилия позволяют свести непроизводительные затраты к минимуму.
Следовательно, следующий шаг, необходимый для повышения эффективности работы, — это систематизированное управление временем. Нужно выявить, на какие наиболее непродуктивные занятия тратится время, и по мере возможности избавиться от них. Для этого следует задать себе несколько диагностических вопросов.
Сначала нужно попробовать определить, какими делами вообще не следует заниматься, и отказаться от них. Речь идет о делах, которые разбазаривают время в чистом виде и не приносят никаких результатов. Чтобы выявить хронофаги, нужно относительно каждого вида деятельности, зафиксированного в отчете, задать следующий вопрос: «Что случится, если этого вообще не делать?
» Если вы ответите: «Ничего не случится», значит, от дела нужно отказаться.