Отнеситесь к этой встрече как к экзамену, поскольку так оно и есть: это экзамен для вас и вашего делового предложения. В связи с этим я хотел бы заострить ваше внимание на трех моментах.
1. Как вы хотите провести эту встречу Это ваш день, поэтому берите все в свои руки.
Если вы встречаетесь с управляющим банка, то у вас будет самое большее час — и лишь ненамного больше, если вы встречаетесь с венчурным капиталистом. Заранее выясните, времени и содержанию.
Мой опыт показывает, что час времени лучше всего использовать следующим образом: 0 — 20-я минуты — знакомство и краткое описание бизнес-плана, 21 — 50-я минуты — обсуждение и ответы на вопросы по бизнес-плану, 51 — 60-я минуты — заключительное обсуждение возможного решения.
Следуйте этому плану.
Не говорите слишком долго — следите за языком тела присутствующих: если человек зевает и закрывает глаза, это говорит о том, что вы повторяетесь или не сумели вызвать достаточного интереса. Если вы возьмете с собой своих управляющих, то решите заранее, как вы их представите и что они будут делать.
Присутствовать на самой встрече им не обязательно, достаточно, чтобы они находились рядом, если понадобится ответить на какие-то технические вопросы. Если вы генеральный директор, управляющий директор или владелец компании, то должны представить членов своей команды и рассказать, как бы вы хотели, чтобы прошла эта презентация.
Себя вы должны представить в последнюю очередь.
Если предстоящая презентация заставляет вас нервничать, то нужно обратиться за помощью.
Существуют десятки хороших книг по проведению презентаций.
Говорите отчетливо и старайтесь держаться спокойно и естественно.
Нельзя ни пресмыкаться, ни вести себя слишком самоуверенно. Проведите также репетицию своей презентации и ответов на возможные вопросы, чтобы в дальнейшем не совершить ошибки.
2. Вопросы и ответы Попытайтесь предугадать возможные вопросы и подготовьте на них ответы. Какие-то вопросы будут обязательно, и не стоит воспринимать их как критику своего бизнес-плана.
Вас обязательно спросят о содержании плана — чтобы проверить факты, уточнить неясности или узнать то, о чем вы не сказали. Какие-то вопросы вам зададут и по поводу приложений, которые вы упомянете в выступлении. Если вы досконально знаете компанию и бизнес-план, то сможете легко ответить на большинство вопросов.
Однако вам могут задать и такие вопросы, на которые вы не сможете ответить — например, о каком-нибудь обстоятельстве, о котором вы не знали.
Не пытайтесь в этом случае блефовать — это крайне рискованно.
Если у вашего плана есть недостаток и его обнаружили, то признайте его и расскажите, как вы его устраните. Вполне допустимо сказать: «Пока я не могу ответить на этот вопрос, но я все выясню и информирую вас позже». Если вы еще не знаете, как решите данную проблему, то попросите совета у того, кто перед вами ее поставил.
Отвечайте коротко и по существу.
Если других вопросов не предвидится или ваше время истекло, то переходите к следующему этапу, сказав: «если больше вопросов нет, то…» или «мы несколько ограничены во времени и должны обсудить и другие важные моменты, поэтому не могли бы мы..?» 3. Внешний вид и выбор времени Вы должны быть одеты так, чтобы чувствовать себя комфортно и выглядеть подобающе.
Если вы водопроводчик и встречаетесь с управляющим банка, чтобы договориться о небольшом овердрафте, надевать костюм вам совсем необязательно — если вы это сделаете, то и вы, и управляющий будете чувствовать себя неловко. Если же вы дизайнер мебели и делаете презентацию перед венчурным капиталистом, чтобы получить инвестиции, скажем, 5 млн ф. ст., то вам придется надеть костюм.
Ваш внешний вид должен говорить о том, что вы понимаете важность. момента, поэтому не стоит надевать свою худшую рабочую одежду. Отведите для такой важной встречи достаточно времени.
Выйдите заранее на случай, если вы будете долго добираться или потеряетесь, — особенно если вы отправляетесь туда, где ни разу не были.
Попытайтесь также прибыть на место по крайней мере за пять-десять минут до встречи, чтобы вы могли отдохнуть и привести свои мысли в порядок. Если в презентации будут участвовать несколько человек, то договоритесь о встрече с другими за полчаса до ее начала в удобном месте (например, в кафе) неподалеку от места проведения презентации. Таким образом, вы будете уверены, что никто не опоздает, или, по крайней мере, заранее узнаете о неожиданно возникших проблемах.
И последние советы по презентации бизнес-плана. Хотя это ваш день, не забывайте о необходимости соблюдать обычные светские условности.
В начале встречи подождите, пока вас не проведут на место и не попросят начать презентацию.
Ваша аудитория должна была своевременно получить ваш бизнес-план и ознакомиться с ним, но исходить из этого не стоит. В начале встречи узнайте у присутствующих, прочитали они ваш план или нет. Если они его не читали, то вам придется скрыть свое разочарование или досаду и подробнее остановиться на нем в ходе своего выступления.
Если к концу встречи вы не получите у них ответа, то нужно без стеснения спросить: «Так что у нас будет дальше?» и уточнить последующую процедуру. Нужно также попросить, чтобы вам сообщили, когда и как вы получите окончательное решение.
Всегда имеет смысл послать получателю вашего плана вежливое письмо с благодарностью за то, что он потратил время, и выражением надежды на скорое решение. Не бойтесь позвонить ему, если вы не узнаете о решении, скажем, в течение двух недель. Если ваш бизнес-план будет иметь успех и результат окажется таким, как вы надеялись, то вы получите предложение от банка или венчурной фирмы или согласие совета директоров.
Тогда вы можете вежливо их поблагодарить и отправиться отмечать победу, но не забудьте, что вам придется немало потрудиться, чтобы выполнить бизнес-план.
Остальные главы этой книги посвящены сбору материалов для подготовки вашего бизнес-плана — вы можете назвать это облечением плотью того скелета бизнес-плана, который уже начинает формироваться у вас в голове.