Голова правління однієї компанії абсолютно впевнений, що ділить свій час приблизно на три частини. Він вважав, що проводить одну третину із начальством; третину, на його думку, він приділяв важливим клієнтам; третина, запевняв він, присвячує громадській діяльності.
Фактичні записи витрати часу за шість тижнів показали, що на зазначені ним три блоки діяльності він практично не витратив скільки-небудь значного часу.
Просто він знав, що на ці завдання йому потрібно виділяти час. І пам’ять, як завжди послужлива, у потрібний момент підказала йому, що саме так він і розподіляв свій час.
Записи ж показали, що більшість часу він грав роль диспетчера: стежив за замовленнями клієнтів, яких знав особисто, роблячи у своїй безліч телефонних дзвінків конкретним виробникам. Більшість замовлень і так виконували у звичайному порядку, а його втручання могло хіба що гальмувати нормальний хід. Коли секретарка показала керівнику журнал реєстрації часу, він спочатку їй не повірив.
Потрібно провести ще два чи три експерименти, щоб він переконався в тому, що коли справа доходить до використання часу, довіряти слід записам, а не пам’яті. Отже, ефективний керівник, який вміє керувати своїм часом, спочатку якнайточніше визначає, на що воно фактично витрачається.
Керівники постійно перебувають під пресингом, що змушує їх витрачати час на непродуктивні, марні дії. Будь-який керівник, незалежно від посади, витрачає значну частину свого часу на справи, які не вносять якісного вкладу в діяльність організації.
Багато часу неминуче марнується. Чим більший пост займає в організації керівник, тим більше вона «вчиняє замах» на його час.