При встановленні довгострокових відносин ключовий аспект успішної співпраці найбільш ефективно закладається під час переговорів, результатом чого є підписання угоди про якість та обсяг послуг, що надаються.
Нижче наведено деякі загальноприйняті методики успішного аутсорсингу. Ці методики, спрямовані на вдосконалення взаємин із клієнтами, підтримуються IT-компаніями, наприклад, в Індії.
1. ПІДТРИМАННЯ ЕФЕКТИВНИХ ВІДНОСИН МІЖ КЕРІВНИКАМИ
Як показує практика, при взаєморозумінні та наявності стабільної ділової атмосфери серед основного керівного складу з обох сторін взаємини продовжуються довго. Дослідження з успішного аутсорсингу показали, що дружні зв’язки та загальні методики роботи між штатними співробітниками і контракторами є важливим фактором, що сприяє тривалому партнерству. Крім того, наявність єдиної контактної особи з будь-яких питань, наприклад, один менеджер по проекту або персональний менеджер, допомагає уникнути багатьох непорозумінь.
2. ЧІТКІ КРИТЕРІЇ ТА ВИМІРНІ ЦІЛІ
Цілі, що переслідуються при аутсорсингу, мають бути вимірними. Цей критерій необхідно обумовити від початку дії договору. Користь від аутсорсингу досягається у тому випадку, коли клієнт, який отримує послугу, може порівняти фактичний результат виконання з тим, який результат передбачався. У цьому випадку продавець послуги знає, що треба робити для того, щоб задовольнити вимоги клієнта.
Чіткі критерії продуктивності завжди можуть бути вимірними за такими параметрами, як цілі та завдання, кількість послуг, якість, рівень задоволеності клієнта, а також вимірюються щодо інших постачальників.
3. СТВОРЕННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ КОМІТЕТІВ
Успішний аутсорсинг передбачає організацію спеціальних виконавчих комітетів або рад, які займаються розробкою стратегій, спрямованих на підтримку найефективніших відносин сторін. До основних обов’язків подібних команд належать визначення, дозвіл та своєчасна ескалація будь-яких проблемних ситуацій. Створивши такі комітети, компанії можуть у будь-який момент проводити стратегічні збори щодо будь-яких планів, проблем чи конфліктів.
4. ЗАПРОВАДЖЕННЯ ТА ПОШУКАННЯ
Постачальнику послуг рекомендується винагороджувати персонал пропорційно до продуктивності праці. Це дозволяє підтримувати високий рівень орієнтації клієнта. Так, у випадку, коли результат перевершує очікування, застосовуються заохочувальні виплати і, навпаки, низька оцінка якості роботи тягне за собою стягнення.
Такий спосіб підвищує загальне розуміння про винагороду, зміцнює ступінь зобов’язань і, зрештою, допомагає обом сторонам краще усвідомлювати вимоги до роботи.
5. РЕГУЛЯРНИЙ АНАЛІЗ ДІЯЛЬНОСТІ
Для успішних взаємин при аутсорсингу рекомендується організовувати регулярні офіційні зустрічі сторін. Темами обговорення на таких зустрічах можуть бути доповіді щодо поточної роботи, а також стислий огляд ключових аспектів подальших завдань. Крім того, на зустрічах обговорюються продукція та терміни виконання поставлених завдань.
Водночас відсутність регулярної комунікації про виконану роботу породжує невдоволення з боку клієнтів. Крім того, брак обміну інформацією з клієнтом може призвести до неточного дотримання вимог, що пізніше може вимагати значних зусиль з обох сторін для подолання проблем, що виникли внаслідок цього.
6. НАВЧАННЯ ПЕРСОНАЛУ ПРОДАВЦЯ ПОСЛУГ
З метою ефективного сприяння вирішенню завдань клієнтів персонал, найнятий за договором аутсорсингу, має проходити регулярні тренінги. Необхідно, щоб існувало розуміння вимог клієнта та якість послуг зовнішньої компанії відповідало цим вимогам. До тем тренінгів можна віднести менеджмент, технології та будь-які інші сфери, здатні покращити взаємини з клієнтами.